Mudanças entre as edições de "Fluxo Evento"

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==Registro do Evento==
==Registro do Evento==


Cadastro do evento no Sistema.
Cadastrar o evento no Sistema.


* Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários.  
* Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários.  
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   o Cadastre os eventos secundários informando neles o código do evento principal.  
   o Cadastre os eventos secundários informando neles o código do evento principal.  
   o Caso considere necessário, modifique a descrição (que será atribuída automaticamente, de acordo com o evento principal).  
   o Caso considere necessário, modifique a descrição (que será atribuída automaticamente, de acordo com o evento principal).  
Desta forma, a inscrição realizada no principal será replicada para os secundários. Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal.
  Desta forma, a inscrição realizada no principal será replicada para os secundários.  
  Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal.


[[Arquivo:Cadastro_Evento.JPG]]
          [[Arquivo:Cadastro_Evento.JPG]]




==Geração da Arte==
==Gerar o Link do Evento==
Solicitar a empresa de marketing a geração da arte para o evento.
* No cadastro do evento acesse o botão Outros “ ... ”.
* Selecione a opção Preferencial, porque é a mais interessante, pois obrigará que o usuário acesse o Atendimento Web para realizar a inscrição e também para acessar o evento.
* Este link será utilizado para fazer a inscrição e também para acessar a sala do evento.  


          [[Arquivo:Gerar_Link.JPG]]
==Criar Reunião no Teans==
* Acessar o Calendário do Teans e Criar a Reunião.
* Clicar com o botão direito e selecionar a opção Copiar Link.
          [[Arquivo:Link_Teans.JPEG]]
* Informar o Link no cadastro do evento no programa de atendimento.
* Editar o evento e informar como Participante Opcional: treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável pelo evento.
          [[Arquivo:Participantes_Teans.JPG]]
* Modificar as configurações de ‘Opções de Reunião’, conforme segue. (Precisa colocar como apresentadores o treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável):
          [[Arquivo:Configuração_Reunião_Teans.JPG]]
Atenção para eventos de múltiplas datas, deve criar uma reunião para cada dia e vincular nos respectivos eventos.


==Publicação do Evento==
==Publicação do Evento==
Criação de uma notícia no site institucional da Tek-System, com a arte gerada e com o link para inscrição obtida no sistema de atendimento (cadastro de eventos, menu outros / Web inscrição autenticada)


* Solicitar à empresa de Marketing a criação da arte de divulgação.
* Criar o post no site institucional da Tek-System classificando a categoria como Treinamento e também o sistema de interesse (feeds). Utilizar a arte do evento como imagem do post.
* Colocar a arte criada como Status do WhatsApp. (Institucionais Tek-System e Colegas da empresa).
* Enviar SMS para colaborados/clientes da área.
* Divulgar através do contato do cliente com o suporte, de acordo com o módulo: Você já se inscreveu para o treinamento/demonstração?


==Inscrições dos Participantes==
==Inscrições dos Participantes==
As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento.
As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento.
Em eventos de multiplasdatas não será passível de forma automática a inscrição quando já decorrido o primeiro evento e não realizado a inscrição do mesmo, por intervenção da Tek-System ainda sendo possível a inscrição, porem não será emitido certificado de participação para a pessoa.


==Confirmação do Evento==
* Modificar o Status para Confirmado no dia do evento.
* Enviar email para os participantes lembrando do evento.
* O acesso à sala será autorizado 30 minutos antes do início do evento.
* Alertar aos participantes internos que não podem estar com atividades iniciadas.
* Iniciar o evento no cadastro de atendimento 15 minutos após o início de fato.
* Um tempo após iniciar o evento no atendimento, não serão permitidos novos acessos via Atendimento Web. 


==Confirmação do Evento==
Tendo confirmação o evento alterar o status para "Confirmado" e envie o e-mail.




==Cancelamento do Evento==
==Cancelamento do Evento==
Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail.
Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail.




==Enviar E-mail==
==Enviar E-mail==
Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento.
Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento.
Recomendado o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso na véspera do evento, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos.
Necessário o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos. Recomendado o envio na véspera do evento (ex: fim do dia anterior), tando prazo para as inscrições publicas e tempo suficiência para os participantes recebam o e-mail.


Atenção para eventos de múltiplas datas, deve-se enviar de cada evento, sendo recomendado na véspera de cada. Não envie todos de uma vez, os participantes podem fazer confusão.


==Acesso Online==
==Acesso Online==
Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento.
Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento.
O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento.
O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento.
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==Emissão do Certificado==
==Emissão do Certificado==
A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web.
A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web.

Edição atual tal como às 13h35min de 20 de outubro de 2023

Fluxo Evento.JPG


Registro do Evento

Cadastrar o evento no Sistema.

  • Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários.
  • Responsável: Quem conduzirá o evento. Alterações ficam restritas ao consultor responsável.
  • Data e hora prevista de início e término.
  • Tipo: Utilize a opção que corresponde ao evento. Contudo, tenha atenção para os treinamentos que há opções distintas para internos e abertos ao público em geral (tipo 2 para eventos públicos).
  • Cliente: Destina-se ao local base de realização. (1000 para eventos públicos).
  • Status: Informe a opção Aberto.
  • Link acesso: link de acesso a conferencia caso ocorra online (Criar no Teans).
  • Inscrição pública: Marque esta opção para eventos destinados a todos os usuários. Esta opção permite aos próprios usuários se inscreverem, seja por meio de link ou sistema web do atendimento.
  • Caso seja treinamento com mais de um evento:
 o	Cadastre o evento principal seguindo as orientações acima.
 o	Cadastre os eventos secundários informando neles o código do evento principal. 
 o	Caso considere necessário, modifique a descrição (que será atribuída automaticamente, de acordo com o evento principal). 
 Desta forma, a inscrição realizada no principal será replicada para os secundários. 
 Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal.
         Cadastro Evento.JPG


Gerar o Link do Evento

  • No cadastro do evento acesse o botão Outros “ ... ”.
  • Selecione a opção Preferencial, porque é a mais interessante, pois obrigará que o usuário acesse o Atendimento Web para realizar a inscrição e também para acessar o evento.
  • Este link será utilizado para fazer a inscrição e também para acessar a sala do evento.
         Gerar Link.JPG


Criar Reunião no Teans

  • Acessar o Calendário do Teans e Criar a Reunião.
  • Clicar com o botão direito e selecionar a opção Copiar Link.
         Link Teans.JPEG
  • Informar o Link no cadastro do evento no programa de atendimento.
  • Editar o evento e informar como Participante Opcional: treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável pelo evento.


         Participantes Teans.JPG
  • Modificar as configurações de ‘Opções de Reunião’, conforme segue. (Precisa colocar como apresentadores o treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável):


         Configuração Reunião Teans.JPG


Atenção para eventos de múltiplas datas, deve criar uma reunião para cada dia e vincular nos respectivos eventos.

Publicação do Evento

  • Solicitar à empresa de Marketing a criação da arte de divulgação.
  • Criar o post no site institucional da Tek-System classificando a categoria como Treinamento e também o sistema de interesse (feeds). Utilizar a arte do evento como imagem do post.
  • Colocar a arte criada como Status do WhatsApp. (Institucionais Tek-System e Colegas da empresa).
  • Enviar SMS para colaborados/clientes da área.
  • Divulgar através do contato do cliente com o suporte, de acordo com o módulo: Você já se inscreveu para o treinamento/demonstração?

Inscrições dos Participantes

As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento. Em eventos de multiplasdatas não será passível de forma automática a inscrição quando já decorrido o primeiro evento e não realizado a inscrição do mesmo, por intervenção da Tek-System ainda sendo possível a inscrição, porem não será emitido certificado de participação para a pessoa.

Confirmação do Evento

  • Modificar o Status para Confirmado no dia do evento.
  • Enviar email para os participantes lembrando do evento.
  • O acesso à sala será autorizado 30 minutos antes do início do evento.
  • Alertar aos participantes internos que não podem estar com atividades iniciadas.
  • Iniciar o evento no cadastro de atendimento 15 minutos após o início de fato.
  • Um tempo após iniciar o evento no atendimento, não serão permitidos novos acessos via Atendimento Web.


Cancelamento do Evento

Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail.


Enviar E-mail

Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento. Necessário o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos. Recomendado o envio na véspera do evento (ex: fim do dia anterior), tando prazo para as inscrições publicas e tempo suficiência para os participantes recebam o e-mail.

Atenção para eventos de múltiplas datas, deve-se enviar de cada evento, sendo recomendado na véspera de cada. Não envie todos de uma vez, os participantes podem fazer confusão.

Acesso Online

Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento. O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento. Ao acessar será confirmada sua presença.


Emissão do Certificado

A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web.