Mudanças entre as edições de "Fluxo Evento"
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==Registro do Evento== | ==Registro do Evento== | ||
Cadastrar o evento no Sistema. | |||
* Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários. | * Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários. | ||
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Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal. | Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal. | ||
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* No cadastro do evento acesse o botão Outros “ ... ”. | |||
* Selecione a opção Preferencial, porque é a mais interessante, pois obrigará que o usuário acesse o Atendimento Web para realizar a inscrição e também para acessar o evento. | |||
* Este link será utilizado para fazer a inscrição e também para acessar a sala do evento. | |||
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==Criar Reunião no Teans== | |||
* Acessar o Calendário do Teans e Criar a Reunião. | |||
* Clicar com o botão direito e selecionar a opção Copiar Link. | |||
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* Informar o Link no cadastro do evento no programa de atendimento. | |||
* Editar o evento e informar como Participante Opcional: treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável pelo evento. | |||
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* Modificar as configurações de ‘Opções de Reunião’, conforme segue. (Precisa colocar como apresentadores o treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável): | |||
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Atenção para eventos de múltiplas datas, deve criar uma reunião para cada dia e vincular nos respectivos eventos. | |||
==Publicação do Evento== | ==Publicação do Evento== | ||
* Solicitar à empresa de Marketing a criação da arte de divulgação. | |||
* Criar o post no site institucional da Tek-System classificando a categoria como Treinamento e também o sistema de interesse (feeds). Utilizar a arte do evento como imagem do post. | |||
* Colocar a arte criada como Status do WhatsApp. (Institucionais Tek-System e Colegas da empresa). | |||
* Enviar SMS para colaborados/clientes da área. | |||
* Divulgar através do contato do cliente com o suporte, de acordo com o módulo: Você já se inscreveu para o treinamento/demonstração? | |||
==Inscrições dos Participantes== | ==Inscrições dos Participantes== | ||
As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento. | As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento. | ||
Em eventos de multiplasdatas não será passível de forma automática a inscrição quando já decorrido o primeiro evento e não realizado a inscrição do mesmo, por intervenção da Tek-System ainda sendo possível a inscrição, porem não será emitido certificado de participação para a pessoa. | |||
==Confirmação do Evento== | |||
* Modificar o Status para Confirmado no dia do evento. | |||
* Enviar email para os participantes lembrando do evento. | |||
* O acesso à sala será autorizado 30 minutos antes do início do evento. | |||
* Alertar aos participantes internos que não podem estar com atividades iniciadas. | |||
* Iniciar o evento no cadastro de atendimento 15 minutos após o início de fato. | |||
* Um tempo após iniciar o evento no atendimento, não serão permitidos novos acessos via Atendimento Web. | |||
==Cancelamento do Evento== | ==Cancelamento do Evento== | ||
Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail. | Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail. | ||
==Enviar E-mail== | ==Enviar E-mail== | ||
Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento. | Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento. | ||
Necessário o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos. Recomendado o envio na véspera do evento (ex: fim do dia anterior), tando prazo para as inscrições publicas e tempo suficiência para os participantes recebam o e-mail. | |||
Atenção para eventos de múltiplas datas, deve-se enviar de cada evento, sendo recomendado na véspera de cada. Não envie todos de uma vez, os participantes podem fazer confusão. | |||
==Acesso Online== | ==Acesso Online== | ||
Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento. | Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento. | ||
O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento. | O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento. | ||
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==Emissão do Certificado== | ==Emissão do Certificado== | ||
A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web. | A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web. |
Edição atual tal como às 13h35min de 20 de outubro de 2023
Registro do Evento
Cadastrar o evento no Sistema.
- Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários.
- Responsável: Quem conduzirá o evento. Alterações ficam restritas ao consultor responsável.
- Data e hora prevista de início e término.
- Tipo: Utilize a opção que corresponde ao evento. Contudo, tenha atenção para os treinamentos que há opções distintas para internos e abertos ao público em geral (tipo 2 para eventos públicos).
- Cliente: Destina-se ao local base de realização. (1000 para eventos públicos).
- Status: Informe a opção Aberto.
- Link acesso: link de acesso a conferencia caso ocorra online (Criar no Teans).
- Inscrição pública: Marque esta opção para eventos destinados a todos os usuários. Esta opção permite aos próprios usuários se inscreverem, seja por meio de link ou sistema web do atendimento.
- Caso seja treinamento com mais de um evento:
o Cadastre o evento principal seguindo as orientações acima. o Cadastre os eventos secundários informando neles o código do evento principal. o Caso considere necessário, modifique a descrição (que será atribuída automaticamente, de acordo com o evento principal). Desta forma, a inscrição realizada no principal será replicada para os secundários. Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal.
Gerar o Link do Evento
- No cadastro do evento acesse o botão Outros “ ... ”.
- Selecione a opção Preferencial, porque é a mais interessante, pois obrigará que o usuário acesse o Atendimento Web para realizar a inscrição e também para acessar o evento.
- Este link será utilizado para fazer a inscrição e também para acessar a sala do evento.
Criar Reunião no Teans
- Acessar o Calendário do Teans e Criar a Reunião.
- Clicar com o botão direito e selecionar a opção Copiar Link.
- Informar o Link no cadastro do evento no programa de atendimento.
- Editar o evento e informar como Participante Opcional: treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável pelo evento.
- Modificar as configurações de ‘Opções de Reunião’, conforme segue. (Precisa colocar como apresentadores o treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável):
Atenção para eventos de múltiplas datas, deve criar uma reunião para cada dia e vincular nos respectivos eventos.
Publicação do Evento
- Solicitar à empresa de Marketing a criação da arte de divulgação.
- Criar o post no site institucional da Tek-System classificando a categoria como Treinamento e também o sistema de interesse (feeds). Utilizar a arte do evento como imagem do post.
- Colocar a arte criada como Status do WhatsApp. (Institucionais Tek-System e Colegas da empresa).
- Enviar SMS para colaborados/clientes da área.
- Divulgar através do contato do cliente com o suporte, de acordo com o módulo: Você já se inscreveu para o treinamento/demonstração?
Inscrições dos Participantes
As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento. Em eventos de multiplasdatas não será passível de forma automática a inscrição quando já decorrido o primeiro evento e não realizado a inscrição do mesmo, por intervenção da Tek-System ainda sendo possível a inscrição, porem não será emitido certificado de participação para a pessoa.
Confirmação do Evento
- Modificar o Status para Confirmado no dia do evento.
- Enviar email para os participantes lembrando do evento.
- O acesso à sala será autorizado 30 minutos antes do início do evento.
- Alertar aos participantes internos que não podem estar com atividades iniciadas.
- Iniciar o evento no cadastro de atendimento 15 minutos após o início de fato.
- Um tempo após iniciar o evento no atendimento, não serão permitidos novos acessos via Atendimento Web.
Cancelamento do Evento
Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail.
Enviar E-mail
Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento. Necessário o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos. Recomendado o envio na véspera do evento (ex: fim do dia anterior), tando prazo para as inscrições publicas e tempo suficiência para os participantes recebam o e-mail.
Atenção para eventos de múltiplas datas, deve-se enviar de cada evento, sendo recomendado na véspera de cada. Não envie todos de uma vez, os participantes podem fazer confusão.
Acesso Online
Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento. O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento. Ao acessar será confirmada sua presença.
Emissão do Certificado
A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web.