Fluxo Evento

Registro do Evento

Cadastrar o evento no Sistema.

• Descrição: Informe nome intuitivo, pois esta será a forma de identificar o evento para os destinatários.
• Responsável: Quem conduzirá o evento. Alterações ficam restritas ao consultor responsável.
• Data e hora prevista de início e término.
• Tipo: Utilize a opção que corresponde ao evento. Contudo, tenha atenção para os treinamentos que há opções distintas para internos e abertos ao público em geral (tipo 2 para eventos públicos).
• Cliente: Destina-se ao local base de realização. (1000 para eventos públicos).
• Status: Informe a opção Aberto.
• Link acesso: link de acesso a conferencia caso ocorra online (Criar no Teans).
• Inscrição pública: Marque esta opção para eventos destinados a todos os usuários. Esta opção permite aos próprios usuários se inscreverem, seja por meio de link ou sistema web do atendimento.
• Caso seja treinamento com mais de um evento:

 o	Cadastre o evento principal seguindo as orientações acima.
 o	Cadastre os eventos secundários informando neles o código do evento principal. 
 o	Caso considere necessário, modifique a descrição (que será atribuída automaticamente, de acordo com o evento principal). 
 Desta forma, a inscrição realizada no principal será replicada para os secundários. 
 Neste caso, os eventos secundários terão alguns campos ocultos, por que seguirão o padrão do principal.

Gerar o Link do Evento

• No cadastro do evento acesse o botão Outros “ ... ”.
• Selecione a opção Preferencial, porque é a mais interessante, pois obrigará que o usuário acesse o Atendimento Web para realizar a inscrição e também para acessar o evento.
• Este link será utilizado para fazer a inscrição e também para acessar a sala do evento.

Criar Reunião no Teans

• Acessar o Calendário do Teans e Criar a Reunião.
• Clicar com o botão direito e selecionar a opção Copiar Link.

• Informar o Link no cadastro do evento no programa de atendimento.
• Editar o evento e informar como Participante Opcional: treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável pelo evento.

• Modificar as configurações de ‘Opções de Reunião’, conforme segue. (Precisa colocar como apresentadores o treinamento@teksystem.com.br e o consultor responsável):

Atenção para eventos de múltiplas datas, deve criar uma reunião para cada dia e vincular nos respectivos eventos.

Publicação do Evento

• Solicitar à empresa de Marketing a criação da arte de divulgação.
• Criar o post no site institucional da Tek-System classificando a categoria como Treinamento e também o sistema de interesse (feeds). Utilizar a arte do evento como imagem do post.
• Colocar a arte criada como Status do WhatsApp. (Institucionais Tek-System e Colegas da empresa).
• Enviar SMS para colaborados/clientes da área.
• Divulgar através do contato do cliente com o suporte, de acordo com o módulo: Você já se inscreveu para o treinamento/demonstração?

Inscrições dos Participantes

As inscrições dos participantes deverão ser realizadas através do link disposto na publicação do evento, onde logado no sistema de Atendimento Web terá a opção de inscrever no evento. Em eventos de multiplasdatas não será passível de forma automática a inscrição quando já decorrido o primeiro evento e não realizado a inscrição do mesmo, por intervenção da Tek-System ainda sendo possível a inscrição, porem não será emitido certificado de participação para a pessoa.

Confirmação do Evento

• Modificar o Status para Confirmado no dia do evento.
• Enviar email para os participantes lembrando do evento.
• O acesso à sala será autorizado 30 minutos antes do início do evento.
• Alertar aos participantes internos que não podem estar com atividades iniciadas.
• Iniciar o evento no cadastro de atendimento 15 minutos após o início de fato.
• Um tempo após iniciar o evento no atendimento, não serão permitidos novos acessos via Atendimento Web.

Cancelamento do Evento

Tendo cancelado o evento, no Sistema alterar o status para "Cancelado" e envie o e-mail.

Enviar E-mail

Ao alterar o status do evento e gravar, o Sistema irá questionar ao usuário se deseja enviar e-mail, ou mesmo sob demanda do usuário no botão "Outros" > "Reenviar e-mail". Será enviado e-mails individuais aos participantes com as informações e status do evento. Necessário o envio para que os envolvidos recebam informações do local ou link para acesso, até mesmo como uma forma de confirmação e lembrar ao envolvidos. Recomendado o envio na véspera do evento (ex: fim do dia anterior), tando prazo para as inscrições publicas e tempo suficiência para os participantes recebam o e-mail.

Atenção para eventos de múltiplas datas, deve-se enviar de cada evento, sendo recomendado na véspera de cada. Não envie todos de uma vez, os participantes podem fazer confusão.

Acesso Online

Para acesso online a conferencia os envolvidos podem utilizar o link recebido no e-mail de confirmação ou acessar o Sistema de Atendimento Web e diretamente pelo evento. O acesso será permitido apenas uma hora antes do inicio de evento. Ao acessar será confirmada sua presença.

Emissão do Certificado

A emissão ocorrerá automaticamente em até 15 dias, sendo enviado para o e-mail de registro do participante. Como requisito, necessário CPF registrado em nosso sistema, que pode ser checado e atribuído através do Sistema de Atendimento Web.